Produs propriu · documente în sănătate
Software de management al documentelor pentru spital: cum alegi și ce influențează costul
Pe scurtWeDevelop este o companie românească de software care dezvoltă propriul sistem de management al documentelor pentru spitale, clinici și rețele medicale: registratură, arhivă electronică, aprobări, semnătură electronică și termene de păstrare. Se potrivește instituțiilor din România în care documentele trec prin multe compartimente, iar un registru de hârtie sau sistemul medical nu mai arată unde e un document și cine s-a ocupat de el.
Date esențiale
- Furnizor
- WeDevelop, companie de software din România
- Clienți
- România, UE, Marea Britanie și America de Nord
- Limbi
- Română și engleză
- Facturare
- RON, EUR sau GBP
- Preț
- Ofertă după analiză, pe baza cerințelor tale
- Contact
- office@wedevelop.ro
01Ți se potrivește?
Când are nevoie un spital de un sistem separat pentru documente
Un spital are rareori o singură problemă cu documentele. Are una la registratură, alta la achiziții și încă una în arhivă. De aici pornesc cele mai multe discuții.
- Registratura încă înseamnă un registru de hârtie sau fiecare compartiment numerotează în felul lui.
- Ca să găsești un dosar mai vechi pentru un control îți trebuie un drum până la arhivă și o memorie bună.
- Referatele, contractele și cererile de achiziție circulă pe hârtie și nimeni nu știe pe ce birou au rămas.
- Termenele de păstrare și selecționarea se țin într-un Excel sau se amână până când nu mai e loc pe rafturi.
- Documentele create în sistemul informatic al spitalului, în ERP și pe e-mail nu ajung niciodată într-un singur loc în care să poți căuta.
02Ce decizi
Alegerile pe care le face instituția înainte de implementare
Pagina produsului explică fiecare modul. Aici sunt deciziile pe care trebuie să le ia împreună conducerea, IT-ul și registratura.
De unde începi
Majoritatea spitalelor încep cu registratura și arhiva, pentru că tot restul depinde de documente înregistrate și ușor de găsit.
Cloud sau serverele voastre
Sistemul rulează în cloud-ul nostru din UE sau la sediu, în centrul vostru de date. Alegerea se poate schimba dacă se modifică politica instituției.
Arhiva de hârtie
Ce serii se scanează, în ce ordine și cu ce metadate, intern sau printr-un partener de scanare, după o procedură documentată.
Ce fluxuri trec pe digital
Referatele, contractele, cererile de achiziție, protocoalele și deciziile comisiilor nu trebuie mutate toate odată. Stabilești tu ordinea.
Cu ce se conectează
Sistemul informatic al spitalului, ERP-ul, HR-ul și e-mailul. Fiecare legătură se stabilește după ce permite de fapt celălalt sistem.
Cine se instruiește și când
Instruirea se face pe roluri, urmată de scenarii de test rulate de oamenii voștri și de o acceptanță semnată înainte de pornire.
03Ce variantă
Sistem dedicat, HIS-ul existent sau o platformă generală de documente
Verifică mai întâi ce ai deja. Un sistem în plus se justifică doar dacă acoperă ce nu acoperă celelalte.
| Variantă | Potrivită când | Compromis |
|---|---|---|
| Sistem dedicat, configurat de noi | Documentele circulă între registratură, secții, achiziții, HR și juridic și vrei o singură registratură, arhivă și evidență de audit pentru toate. | Încă un sistem și încă un furnizor. Valoarea depinde de o legătură bună cu HIS-ul și de disciplina de a înregistra totul în el. |
| Funcțiile de documente din HIS | Ai nevoie mai ales de dosarul pacientului, iar fluxurile administrative sunt puține sau rezolvate în altă parte. | Verifică până unde ajunge la registratură, achiziții și termene de păstrare între compartimente, înainte să te bazezi pe ele. |
| Platformă generală de documente | O echipă IT de grup administrează deja una și o poate folosi pentru organizații de mai multe feluri. | Registrele, termenele de păstrare românești și fluxurile de spital trebuie configurate peste ea, adesea printr-un partener. |
| Registru de hârtie și foldere comune | Un cabinet foarte mic, cu volum redus și puține persoane care ating fiecare document. | Fără jurnal de audit sigur și fără control al păstrării, iar căutarea depinde de cine a arhivat documentul. |
Dacă furnizorul HIS acoperă deja registratura, arhiva și aprobările într-un fel acceptat de personal, s-ar putea să nu ai nevoie de noi aici. Iar o clinică mică, care vrea doar o arhivă în care să caute, ar trebui să înceapă mic, fără fluxuri pe care nu le va folosi.
04Cât costă
Ce schimbă prețul unui sistem de documente pentru spital
Nu publicăm prețuri, iar oferta urmează configurația selectată. Într-un spital, acestea sunt lucrurile care fac diferența dintre două oferte.
| Factor | De ce contează |
|---|---|
| Module | Registratura cu arhivă înseamnă mai puțin decât fluxuri complete, semnătură electronică, păstrare și șabloane. |
| Utilizatori și instituții | O clinică, un spital și o rețea cu raportare centrală au nevoie de medii diferite. |
| Volumul de documente | Numărul de documente pe an influențează stocarea, cozile de scanare și căutarea. |
| Integrări | Fiecare legătură cu HIS, ERP sau HR cere o înțelegere privind datele și teste și depinde de ce permit acele sisteme. |
| Arhiva de hârtie | Numărul de rafturi de digitalizat și metadatele dorite pot cântări mai mult decât partea de software. |
| Găzduire | Cloud-ul din UE și instalarea la sediu diferă prin cine se ocupă zilnic de backup și monitorizare. |
Oferta scrisă vine în două zile lucrătoare după ce selectezi părțile în formular. Implementarea, migrarea și instruirea primesc apoi un preț fix, după ce analiza arată ce presupun.
05Cum începem
De la prima cerere la un plan pe care conducerea îl poate aproba
Descrii cum circulă documentele
Folosești formularul de pe pagina produsului sau scrii câteva rânduri despre registratură, compartimente și sistemele implicate.
Oferta scrisă
Un inginer de implementare citește cererea și răspunde cu o ofertă pe baza părților alese.
Analiză cu personalul vostru
Trecem prin fluxuri, registre și volume împreună cu registratura, secțiile și administrația, nu doar cu IT-ul.
Scop și preț fix de implementare
Module, personalizări, integrări, plan de digitalizare și calendar, într-o formă pe care o poate analiza conducerea.
06Pentru o ofertă corectă
Ce să incluzi în cerere
În această etapă ajung cifre aproximative, iar pe cele mai multe le are la îndemână registratura.
- Numărul de registre și compartimente și, cu aproximație, câte documente înregistrați pe lună.
- Numele sistemului informatic al spitalului, al ERP-ului și al programului de HR.
- O estimare a arhivei de hârtie și seriile pe care le-ați digitaliza primele.
- Dacă sistemul trebuie să ruleze pe serverele voastre și cine decide asta.
- Dacă achiziția trece printr-o procedură de achiziție publică și ce termen are.
07Întrebări
Ce întreabă managerii de spital și echipele IT
Cât costă un software de management al documentelor pentru spital?
Se ofertează după modulele, utilizatorii, volumul de documente, integrările și găzduirea alese, pentru că nu există o listă de prețuri. O configurație de clinică și o rețea de spitale sunt foarte departe una de alta, așa că selectezi părțile în formular și primești o ofertă scrisă în două zile lucrătoare.
Cât durează implementarea într-un spital?
Socotește două până la patru luni pentru un spital cu fluxuri de aprobare, semnături și integrări și patru până la șase săptămâni pentru o clinică cu registratură și arhivă. De obicei, mărimea arhivei de hârtie lungește planul, motiv pentru care are o etapă separată.
Funcționează cu sistemul informatic al spitalului nostru?
Legătura cu HIS-ul face parte din produs, prin conectori și API REST, dar cât de profundă poate fi depinde de ce expune sistemul vostru. Treci numele lui în cerere, iar variantele reale le confirmăm în etapa de analiză, nu le promitem dinainte.
Trebuie să scanăm toată arhiva de hârtie?
Nu, tu decizi ce serii se digitalizează și în ce ordine, și poți începe cu dosarele curente. Hârtia care trebuie păstrată rămâne pe raft, iar sistemul îi reține locația fizică, ca să poată fi găsită în continuare.
Sistemul este certificat pentru spitale?
Nu susținem că produsul are o certificare specifică pentru spitale. Certificat este sistemul de management al WeDevelop, inclusiv ISO 27001, pentru dezvoltare software, integrare și infrastructura pe care o operăm. Pentru produs furnizăm documentația cerută de DPO și de organismul de acreditare.
Poate semnătura electronică să înlocuiască semnătura pe hârtie?
Semnăturile electronice calificate au valoarea juridică a semnăturii olografe conform eIDAS, iar sistemul le integrează de la furnizori de servicii de încredere din România. Ce tipuri de documente trec complet pe digital decide biroul juridic al instituției, iar fluxurile se configurează în consecință.
Putem vedea sistemul funcționând la o altă instituție?
Cere o demonstrație în primul mesaj și îți spunem ce se poate arăta și pentru ce module. Proiectele din portofoliul nostru public sunt site-uri și magazine online pentru clienți din sănătate, nu implementări ale acestui sistem.
Cere o ofertă
Descrie ce ai nevoie. Cererea ajunge la echipa noastră și îți răspundem pe email cu pasul următor.