Produs propriu · sistem de management al documentelor pentru sănătate
Un sistem de management al documentelor construit pentru spitale — fiecare document înregistrat, găsit și auditat
Dezvoltat de WeDevelop pentru spitale, clinici și rețele medicale: registratură cu numere de intrare și ieșire, arhivă electronică cu scanare și OCR, fluxuri de aprobare cu semnătură electronică, reguli de păstrare, jurnal de audit complet și controale GDPR — integrat cu sistemul informatic al spitalului. Găzduit în UE sau pe serverele voastre.
01Module
Ce face sistemul, modul cu modul
Fiecare modul este în uz în producție. Activezi ce are nevoie instituția; registratura și arhiva sunt locul de unde încep majoritatea spitalelor.
Registratură (intrări / ieșiri)
Numere de înregistrare automate pe registru și an, corespondență de intrare și ieșire, note interne, scanare la ghișeu, repartizare către compartimentul responsabil, cu termene și memento-uri.
- Registre pe compartiment și an
- Repartizare cu termene și escaladare
- Etichete cu cod de bare și dovezi
- Stare vizibilă pentru expeditor
Arhivă electronică
Arhivă structurată pe fonduri, serii și dosare, cu metadate, versiuni și căutare full-text în documente scanate și native digitale. Urmărirea locației fizice a dosarelor de hârtie care trebuie păstrate.
- Structură fond / serie / dosar
- Versiuni și check-out
- Căutare full-text cu OCR
- Locația fizică a dosarelor
Scanare și OCR
Scanare în loturi cu pagini separatoare, OCR automat în română, clasificare pe tip de document, extragerea câmpurilor cheie (pacient, dată, CNP mascat unde se cere) și control de calitate înainte de arhivare.
- Scanare în loturi cu separatoare
- OCR și clasificare în română
- Extragere de câmpuri
- Coadă de control al calității
Fluxuri și aprobări
Fluxuri configurabile pentru referate, contracte, cereri de achiziție, protocoale, decizii ale comisiilor și regulamente interne: pași, roluri, aprobare paralelă sau secvențială, delegare, comentarii și termene.
- Designer vizual de fluxuri
- Aprobare secvențială și paralelă
- Delegare și înlocuitori
- SLA și alerte de întârziere
Semnătură electronică
Semnături electronice calificate și avansate pe documente și aprobări, integrate cu furnizorii de servicii de încredere din România, cu marcă temporală și raport de semnătură verificabil.
- Semnături calificate și avansate
- Furnizori de încredere din România
- Marcare temporală
- Raport de verificare a semnăturii
Păstrare și arhivare legală
Termene de păstrare pe categorie de document conform Legii Arhivelor și reglementărilor din sănătate, propuneri automate de păstrare și selecționare, procese-verbale ale comisiei de selecționare și lanț complet de custodie.
- Nomenclator de păstrare pe categorie
- Propuneri și procese-verbale de selecționare
- Blocare legală
- Lanț de custodie
Control acces și audit
Roluri pe compartiment, secție și funcție, permisiuni la nivel de document, autentificare în doi pași și un jurnal de audit imuabil al fiecărei vizualizări, descărcări, modificări și semnături — pregătit pentru o inspecție GDPR sau de acreditare.
- Permisiuni pe rol și pe document
- Autentificare în doi pași
- Jurnal de audit imuabil
- Rapoarte pentru inspecții
Șabloane și generare
Șabloane de documente cu câmpuri completate din foaia pacientului, sistemul de HR sau ERP: scrisori medicale, contracte, decizii, notificări — generate, numerotate și arhivate automat.
- Șabloane cu câmpuri de completare
- Numerotare și arhivare automate
- Ieșire PDF/A
- Generare în masă
Integrări
Conectori la sistemul informatic al spitalului, ERP, HR, e-mail și registratura electronică publică; API REST pentru orice altceva. Documentele create în alte sisteme sunt arhivate și căutabile aici.
- Conectori HIS / dosar electronic
- ERP și HR
- Preluare din e-mail
- API REST
02Construit pentru sănătate
Configurat în jurul felului în care circulă hârtia într-un spital
Spitalele produc documente în zeci de locuri — registratură, secții, farmacie, achiziții, HR, biroul juridic, management — și fiecare are propriile reguli, termene și cerințe de acreditare. Înainte să instalăm ceva, cartografiem aceste fluxuri cu personalul vostru și configurăm registrele, categoriile, termenele de păstrare și lanțurile de aprobare să le urmeze.
Unde configurarea nu ajunge, construim: tipuri de documente și șabloane personalizate, rapoarte specifice pentru organismele de acreditare, integrări cu HIS și ERP și proceduri de scanare pentru arhiva de hârtie restantă.
- Cartografierea fluxurilor cu registratura, secțiile și administrația
- Registre, categorii și păstrare pe instituție
- Șabloane personalizate și rapoarte de acreditare
- Integrări HIS, ERP și HR
- Plan de digitalizare a arhivei restante
- Instruire pe rol, în limba română
03Implementare
De la descoperire la go-live
Descoperire
Cartografiem fluxurile de documente, registrele, volumele și sistemele implicate împreună cu personalul vostru.
Scop și ofertă
Module, personalizări, integrări, plan de digitalizare, calendar și un preț fix de implementare.
Configurare și construcție
Registre, categorii, păstrare, fluxuri, șabloane și integrări configurate și testate pe staging cu documente reale.
Migrare și digitalizare
Arhivele electronice existente sunt importate; arhiva de hârtie restantă este scanată intern sau printr-un partener, după procedura noastră.
Instruire și acceptanță
Instruire pe rol, scenarii de test rulate de oamenii voștri, corecții, acceptanță semnată.
Go-live și suport
Prezență la fața locului în primele zile, apoi suport, actualizări și modificări legislative printr-un contract de mentenanță.
04De ce noi
Dezvoltat in-house, construit împreună cu spitale
Codul este al nostru
Fără licență de la terți: funcționalitățile, corecțiile și personalizările sunt construite de noi, așa că nimic nu este „imposibil”.
Securitate certificată
Procese ISO 27001, găzduire în UE cu backup zilnic și monitorizare, controale GDPR proiectate de la început — sau la sediu, dacă instituția o cere.
Experiență în sănătate
Construim și operăm sisteme pentru spitale, clinici și distribuitori medicali; cunoaștem registratura, dosarul de acreditare și HIS-ul.
05Configurații tipice
Trei configurații tipice
Fără listă de prețuri — oferta urmează modulele, utilizatorii și volumul pe care le selectezi în formular. Acestea arată cu ce încep de obicei instituțiile.
Clinică
la cerere
Pentru clinici și ambulatorii care au nevoie de registratură și de o arhivă în care se poate căuta.
- Registratură
- Arhivă electronică
- Scanare și OCR
- Control acces și audit
- Până la 20 de utilizatori
Spital
la cerere
Pentru spitale: fluxuri complete, semnături, păstrare și integrare cu HIS și ERP.
- Tot ce este în Clinică
- Fluxuri și aprobări
- Semnătură electronică
- Păstrare și arhivare legală
- Șabloane și generare
- Integrări HIS și ERP
- Utilizatori nelimitați
Rețea
la cerere
Pentru rețele de spitale și autorități județene: mai multe instituții, raportare centrală, mediu dedicat.
- Tot ce este în Spital
- Instituții multiple
- Raportare centrală
- Mediu dedicat și SLA
- Inginer de suport dedicat
Preț la cerere, în funcție de configurația solicitată: module, utilizatori, volum de documente, integrări și găzduire. Selectează părțile de care ai nevoie în formularul de mai jos și primești o ofertă scrisă în două zile lucrătoare.
06Întrebări
Ce întreabă spitalele înainte să aleagă un sistem de management al documentelor
Sistemul este conform cu GDPR și cu Legea Arhivelor?
Da. Accesul este pe roluri și jurnalizat, datele personale pot fi mascate sau restricționate pe document, termenele de păstrare urmează Legea Arhivelor și reglementările din sănătate, iar fiecare acțiune este într-un jurnal de audit imuabil. Furnizăm documentația pe care o cer DPO-ul și organismul de acreditare.
Poate fi instalat pe serverele noastre?
Da. Sistemul rulează în cloud-ul nostru din UE, cu procese ISO 27001, backup zilnic și monitorizare, sau la sediu, în centrul de date al spitalului. Găzduirea se poate schimba ulterior.
Se integrează cu sistemul informatic al spitalului?
Integrarea este munca noastră de bază. Ne conectăm la HIS, ERP, sistemul de HR și e-mail, astfel încât documentele create în altă parte sunt înregistrate și căutabile aici, iar datele din foaia pacientului completează automat șabloanele.
Ce facem cu arhiva de hârtie pe care o avem deja?
Planificăm digitalizarea împreună: ce serii se scanează, în ce ordine, cu ce metadate, intern sau printr-un partener de scanare, după o procedură documentată. Hârtia care trebuie păstrată legal este urmărită după locația fizică.
Semnăturile electronice sunt valabile legal?
Sistemul integrează semnături electronice calificate de la furnizori de servicii de încredere din România, care au valoarea juridică a semnăturii olografe conform eIDAS, plus semnături avansate pentru aprobări interne. Fiecare semnătură are marcă temporală și raport de verificare.
Cât durează implementarea?
O clinică cu registratură și arhivă este de obicei live în patru până la șase săptămâni; un spital cu fluxuri, semnături și integrări în două până la patru luni. Descoperirea îți dă un plan cu date înainte să te angajezi.
Cât costă?
Nu există o listă fixă de prețuri; oferta se construiește din modulele pe care le selectezi, numărul de utilizatori, volumul de documente, integrări și găzduire. Implementarea, migrarea și instruirea se ofertează la preț fix după descoperire.
Cine dezvoltă sistemul?
Noi. Este dezvoltat și întreținut in-house de WeDevelop, nu revândut, motiv pentru care poate fi personalizat pentru fiecare instituție și actualizările apar rapid.
07Pasul următor
Spune-ne cum circulă documentele în instituția ta. Revenim cu module, un plan și un preț.
Completează formularul de mai jos sau scrie la office@wedevelop.ro. Fiecare solicitare este citită de un inginer de implementare.
Cere ofertă pentru document management
Două minute. Bifează părțile din sistem de care are nevoie instituția, spune-ne mărimea ei și cum se gestionează documentele azi — oferta urmează acea configurație în două zile lucrătoare.